--- title: 2. Communication sidebar_label: 2. Communication sidebar_position: 2 --- 2.1 Expressão corporativa --------------------------------------- ### 5.1.1. Definições gerais. 1. Nomeie arquivos, itens, documentos, elementos com os nomes completos e capitalizados; 2. Opte por textos disertativos ante textos em primeira pessoa facilitando a colaboração do conteúdo; 3. Inicie a frase com maiúsculas e escreva as palavras por inteiro; 4. Leia sobre a comunicação do código de conduta: https://github.com/GeneralBots/BotServer/blob/master/CODE_OF_CONDUCT.md; 5. OK maiúsculo é mais fácil para visualizar o aceite; 6. Ao realizar a colagem de conteúdo verifique se uma ferramenta corporativa pode ser usada para armazenar já no local correto e mande apenas o endereço na conversação; 7. Ao escrever uma lista de itens, termine cada item com um ponto e vírgula. Termine com um ponto final no último item. Exemplo: - 3ª feira (06/07) às 11h; - 4ª feira (07/07) às 11h; - 5ª feira (08/07) às 16h. 8. Numere a lista se facilitar a indexação ou evidência de ordem; 9. Opte por inputar a informação diretamente no sistema associado (ex.: XRM, HR, ALM, etc) e não em aplicativos de notas (OneNote, Joplin, etc). 5.2. E-mails ------------ ### 5.2.1 Geral 1. Manter em cópia o ponto focal do cliente(ex.: Gerente de Projetos), em mensagens enviadas para colaboradores no cliente ou terceiros sobre projetos em execução ou finalização; 2. Ao realizar colagens de outras fontes, certifique-se de que a formatação de texto encontra-se coerente com o restante da mensagem e assinatura; 3. Evite e-mails longos e procure acrescentar uma frase final onde a pessoa que está lendo tenha condições de tomar decisões com a mensagem rapidamente. Realizar procedimento automático de correçao ortográfica e verificar o adequado uso de pausas e pontuações, promovendo um nivel formal de escrita que conduza à compreensão imediata, sem necessidade de releituras; 4. Opte por rascunhar informações diretamente na ferramentas associadas como por exemplo o Team Services, trafegando apenas o hyperlink do item em questão já criado na ferramenta; 5. O campo Para e Cc devem ser usados com critério, estando no Para apenas as pessoas que precisam tomar alguma ação com o e-mail, primariamente. Os destinatários que estão apenas acompanhando a linha de e-mail devem ser inseridos no campo Cc; 6. Não encaminhe e-mails internos diretamente para cliente, opte por reatar a linha de e-mail correspondente ao assunto para responder, ou iniciar uma nova conversa; 7. Opte por agradecer a pessoa antecipadamente ou quando encontrá-la pessoalmente a enviar um e-mail de 'obrigado' apenas. Dentro de uma *filosofia de caixa de entrada vazia*, e-mails são documentos processados em sequência e itens desta natureza podem fazer crescer consideravelmente a quantidade de trabalho; 8. Apenas defina o e-mail com Alta Prioridade (Ícone de Exclamação) se for realmente um caso de urgência; 9. Ao realizar perguntas opte por usar apenas um ponto de interrogação, que já evidencia questionamento; 10. Ao comentar sobre a execução de uma atividade em andamento, envie um prazo estimado de conclusão, minimizando a chance da questão precisar ser formulada; 11. O uso de anexos por e-mail deve ser evitado, optando pelo uso do Portal, ALM, ou ferramenta associada; 12. Opte por atualizar a documentação e responder com o link da última edição mostrando a quem perguntou a resposta da dúvida na forma de inserção de texto(s) na documentação destino; 13. Ao finalizar uma demanda por e-mail ao qual a pessoa é notificada por outra via, por exemplo, ao atender o pedido de um agendamento que a pessoa receberá o convite de modo automático, não é necessário responder ao e-mail original, já que a pessoa já estará ciente pelo convite recebido; 14. Mantenha a linha de e-mail inalterada ao responder, optando por duplicar o conteúdo e realizar as inserções na mensagem sendo composta; 15. Apenas trate no e-mail o assunto que está especificado no campo assunto. Outras questões devem ser tratadas em um novo E-mail; 16. Ao mencionar locais virtuais ou físicos, forneça a URL ou endereço correspondentes. ### Reserva de Local de Trabalho 1. Qualquer pessoa pode reservar seu local de trabalho com uma placa de Não Pertube. ### 5.2.2. Despedida e Assinatura do E-mail Mantenha a despedida e assinatura o mais sucintas possível e copie a do CEO, que é o exemplo padrão. Nota: Remova todas as ofertas padrão do seu dispositivo como 'Obter Programa para Serviço'. ### 5.2.3. Reuniões 1. Acrescentar EscritorioDeProjetos@Pragmatismo como destinatário opcional em todos os convites enviados a cliente; 2. Ofereça sugestões de data e horário no fuso horário da pessoa convidada dentro da primeira sentença do convite, mantendo as sugestões de dias sem ultrapassar mais de uma semana à frente em duração, por exemplo: Ter, Qui e Seg (ultrapassando o final de semana) ou Seg, Qui e Sex (na mesma semana); 3. Enumere uma lista de datas adicionais de modo a facilitar o agendamento de quem está lendo o e-mail de compromisso para que possa decidir com mais facilidade; 4. Se for uma reunião física, certificar-se de preencher o endereço corretamente de modo que o recurso de GPS auxilie quem está se deslocando; 5. Em caso de Conferência, envie o convite utilizando a integração do Microsoft Teams (Web, Calendário do Windows ou Outlook Desktop); 6. Se houver recorrência, descrever no corpo da reunião os tópicos que devem ser revistos em cada ocorrência da reunião. Lembre-se que o corpo do convite valerá até o fim da última ocorrência com o mesmo texto; 7. Envie o convite com o mesmo modelo de e-mail, incluindo assinatura; 8. Em reuniões, priorizar o ingresso pelo Comunicador Padrão, sempre ingressar com a conta corporativa; 9. Opte por ingressar 05 minutos antes em reuniões. Estabeleça globalmente um tolerância a seu próprio atraso de 5min. para estar na reunião, avisando com antecedência em caso de imprevisto. Tolere os atrasos não mais que o tempo hábil da reunião sem prejudicar sua qualidade, ou de acordo com sua disponibilidade - sugerindo remarcação em caso de comprometimento; 10. Não use Opcional em convites, consulte previamente as pessoas antes de enviar apenas para quem realmente participará da reunião; 11. Descreva o assunto da reunião objetivamente e acrescente macro tópicos a serem discutidos. Durante a reunião, discuta os tópicos planejados e mantenha a discussão no contexto do assunto estabelecido; 12. Para reuniões com equipe, apenas agende a reunião sem necessidade de perguntar sobre a disponibilidade, que está publicada na agenda de cada pessoa; 13. Mesmo para reuniões em equipe planeje com antecedência os horários, certificando-se de não enviar convites para reuniões no mesmo dia ou com menos ao menos 48h de antecedência; 14. Caso o cliente se atrase, ligue por telefone para saber se estão com alguma dificuldade para ingressar em salas virtuais ou na portaria do estabelecimento. Notas: Inscrever-se em: https://calendar.help Modelo: ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Como está sua disponibilidade na próxima quinta-feira (02/12) às 10h? Outras sugestões: - amanhã, 03/12 – 10:00h; - segunda-feira, 07/12 – 08:00h. ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ ### 5.2.4. Criação de questões e atualização de requisitos com base em e-mail Caso algum e-mail seja enviado com informações pertinentes ao projeto a ferramenta de ciclo de vida deve ser atualizada antes da informação passar adiante pela própria ferramenta, de modo estruturado. ### 5.2.5. Envio de e-mail agendado 1. E-mails devem ser enviados para cliente respeitando fuso e horário comercial de destino através de recurso na ferramenta colaborativa; 2. O agendamento permite que as mensagens residam na caixa de saída por mais algum tempo antes de partirem, deste modo é possível ter mais uma chance de edição antes do envio definitivo; 3. Caso o cliente entre em contato de modo pró-ativo em data anterior a mensagem, não deixe de rever o sentido do envio da mensagem ainda na Caixa de Saída, ver [Artigo](https://support.office.com/pt-br/article/Delay-or-schedule-sending-email-messages-026af69f-c287-490a-a72f-6c65793744ba). ### 5.2.6. Formatação 1. E-mails devem ser enviados para o cliente com o mínimo de formatação de modo a facilitar a leitura em dispositivos como relógios inteligentes; 2. Caso o cliente envie um e-mail sem formatação, opte por usar a partir de então a versão texto do e-mail. ### 5.2.7. Cópias Acrescentar EscritorioDeProjetos@Pragmatismo como opcional em todos os e-mails enviados ao cliente. Caso o e-mail esteja sendo trocado no âmbito de outra corporação, copiar o representante do Escritório de Projetos na conta do cliente em questão, de modo que a informação não deixe o perímetro acordado no projeto em questão. ### 5.2.8 Encaminhamento 1. Ao encaminhar mensagens internamente com comentários comerciais estratégicos, acrescente 'INTERNO:' como prefixo do assunto; 2. Trocar mensagens macardas como 'INTERNO:' apenas dentro do domínio Pragmatismo (não externalizar). 5.3. Atas de Reunião com Cliente -------------------------------- A ata deve ser publicada na Wiki do projeto no final de cada reunião para ser enviada às/aos participantes com o nome de Ata_dd_mm_aaaa (ex.: Ata_25_01_2023). ### 5.3.1 Formato da Ata #### Informações Alinhamento dos requisitos e discussão geral sobre usabilidade e arquitetura. | Item | Valor | |--------|-------------------------------------------------------------------------------| | Data: | 25 de janeiro de 2023 | | Hora: | 15:00h | | Local: | Av. Pres. Castelo Branco, Portão 3 - Maracanã, Rio de Janeiro - RJ, 20271-130 | | Vídeo: | [Assistir](http://pragmatismo/video) | #### Participantes - Nome Sobrenome \ - Nome Sobrenome \ #### Tópicos | Item | Responsável | Data | |---------------------------------------|---------------------|------------| | Discussão dos requisitos do Robot | Todos | \- | | Apresentação de requisitos do Carro | Cliente | \- | | Kick-off pode ser realizado em 29/02. | Alguém da Companhia | 01/02/2023 | #### Questões pendentes ([Link])) | ID | Title | |-----|------------------------------------------------| | 001 | Acessos ao SharePoint | | 002 | Obter relação de grupos e listas do SharePoint | | 003 | Obter sugestão de campos para formulários | | 004 | Envio de Manual para publicação na Intranet | #### Validade Os participantes terão uma semana (a contar do recebimento deste documento) para revisar ou mesmo contestar o conteúdo desta Ata. Após este período, este será considerado como aceito por todos. 5.4. Publicação de Documentos ----------------------------- 1. Sempre que possível enviar versões PDF blindadas e reduzidas para os clientes e parceiros pela praticidade; 2. Remover dados pessoais antes de enviar arquivos que possuam metadados, consulte: https://support.office.com/pt-br/article/Remover-dados-ocultos-e-informa%C3%A7%C3%B5es-pessoais-de-documentos-do-Office-c2499d69-413c-469b-ace3-cf7e31a85953. 5.5. Troca de Arquivos Segura ----------------------------- 1. 1GB disponível em SFTP para receber o despejo de bases e outros arquivos, consultar EscritorioDeProjetos\@pragmatismo.com.br ; 2. É possível usar um programa como o WinSCP para acessar o FTPS e realizar a carga dos arquivos via SFTP. 5.6 Tarefas e Autogestão ------------------------ 1. Dê total crédito ao que foi escrito na tarefa e a corporação ganha na cultura da autoconfiança. Salvo o texto incompleto do que fazer. Mas, com o mínimo de informação, se for possível, construir uma primeira versão daquilo que foi entendido. Vale mais entregar uma preliminar e discutir já com esta entrega, do que perguntar antes de iniciar.