botbook/docs/chapter-02-Communication.md

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2. Communication 2. Communication 2

2.1 Expressão corporativa

5.1.1. Definições gerais.

  1. Nomeie arquivos, itens, documentos, elementos com os nomes completos e capitalizados;
  2. Opte por textos disertativos ante textos em primeira pessoa facilitando a colaboração do conteúdo;
  3. Inicie a frase com maiúsculas e escreva as palavras por inteiro;
  4. Leia sobre a comunicação do código de conduta: https://github.com/GeneralBots/BotServer/blob/master/CODE_OF_CONDUCT.md;
  5. OK maiúsculo é mais fácil para visualizar o aceite;
  6. Ao realizar a colagem de conteúdo verifique se uma ferramenta corporativa pode ser usada para armazenar já no local correto e mande apenas o endereço na conversação;
  7. Ao escrever uma lista de itens, termine cada item com um ponto e vírgula. Termine com um ponto final no último item. Exemplo:
    • 3ª feira (06/07) às 11h;
    • 4ª feira (07/07) às 11h;
    • 5ª feira (08/07) às 16h.
  8. Numere a lista se facilitar a indexação ou evidência de ordem;
  9. Opte por inputar a informação diretamente no sistema associado (ex.: XRM, HR, ALM, etc) e não em aplicativos de notas (OneNote, Joplin, etc).

5.2. E-mails

5.2.1 Geral

  1. Manter em cópia o ponto focal do cliente(ex.: Gerente de Projetos), em mensagens enviadas para colaboradores no cliente ou terceiros sobre projetos em execução ou finalização;
  2. Ao realizar colagens de outras fontes, certifique-se de que a formatação de texto encontra-se coerente com o restante da mensagem e assinatura;
  3. Evite e-mails longos e procure acrescentar uma frase final onde a pessoa que está lendo tenha condições de tomar decisões com a mensagem rapidamente. Realizar procedimento automático de correçao ortográfica e verificar o adequado uso de pausas e pontuações, promovendo um nivel formal de escrita que conduza à compreensão imediata, sem necessidade de releituras;
  4. Opte por rascunhar informações diretamente na ferramentas associadas como por exemplo o Team Services, trafegando apenas o hyperlink do item em questão já criado na ferramenta;
  5. O campo Para e Cc devem ser usados com critério, estando no Para apenas as pessoas que precisam tomar alguma ação com o e-mail, primariamente. Os destinatários que estão apenas acompanhando a linha de e-mail devem ser inseridos no campo Cc;
  6. Não encaminhe e-mails internos diretamente para cliente, opte por reatar a linha de e-mail correspondente ao assunto para responder, ou iniciar uma nova conversa;
  7. Opte por agradecer a pessoa antecipadamente ou quando encontrá-la pessoalmente a enviar um e-mail de 'obrigado' apenas. Dentro de uma filosofia de caixa de entrada vazia, e-mails são documentos processados em sequência e itens desta natureza podem fazer crescer consideravelmente a quantidade de trabalho;
  8. Apenas defina o e-mail com Alta Prioridade (Ícone de Exclamação) se for realmente um caso de urgência;
  9. Ao realizar perguntas opte por usar apenas um ponto de interrogação, que já evidencia questionamento;
  10. Ao comentar sobre a execução de uma atividade em andamento, envie um prazo estimado de conclusão, minimizando a chance da questão precisar ser formulada;
  11. O uso de anexos por e-mail deve ser evitado, optando pelo uso do Portal, ALM, ou ferramenta associada;
  12. Opte por atualizar a documentação e responder com o link da última edição mostrando a quem perguntou a resposta da dúvida na forma de inserção de texto(s) na documentação destino;
  13. Ao finalizar uma demanda por e-mail ao qual a pessoa é notificada por outra via, por exemplo, ao atender o pedido de um agendamento que a pessoa receberá o convite de modo automático, não é necessário responder ao e-mail original, já que a pessoa já estará ciente pelo convite recebido;
  14. Mantenha a linha de e-mail inalterada ao responder, optando por duplicar o conteúdo e realizar as inserções na mensagem sendo composta;
  15. Apenas trate no e-mail o assunto que está especificado no campo assunto. Outras questões devem ser tratadas em um novo E-mail;
  16. Ao mencionar locais virtuais ou físicos, forneça a URL ou endereço correspondentes.

Reserva de Local de Trabalho

  1. Qualquer pessoa pode reservar seu local de trabalho com uma placa de Não Pertube.

5.2.2. Despedida e Assinatura do E-mail

Mantenha a despedida e assinatura o mais sucintas possível e copie a do CEO, que é o exemplo padrão.

Nota: Remova todas as ofertas padrão do seu dispositivo como 'Obter Programa para Serviço'.

5.2.3. Reuniões

  1. Acrescentar EscritorioDeProjetos@Pragmatismo como destinatário opcional em todos os convites enviados a cliente;
  2. Ofereça sugestões de data e horário no fuso horário da pessoa convidada dentro da primeira sentença do convite, mantendo as sugestões de dias sem ultrapassar mais de uma semana à frente em duração, por exemplo: Ter, Qui e Seg (ultrapassando o final de semana) ou Seg, Qui e Sex (na mesma semana);
  3. Enumere uma lista de datas adicionais de modo a facilitar o agendamento de quem está lendo o e-mail de compromisso para que possa decidir com mais facilidade;
  4. Se for uma reunião física, certificar-se de preencher o endereço corretamente de modo que o recurso de GPS auxilie quem está se deslocando;
  5. Em caso de Conferência, envie o convite utilizando a integração do Microsoft Teams (Web, Calendário do Windows ou Outlook Desktop);
  6. Se houver recorrência, descrever no corpo da reunião os tópicos que devem ser revistos em cada ocorrência da reunião. Lembre-se que o corpo do convite valerá até o fim da última ocorrência com o mesmo texto;
  7. Envie o convite com o mesmo modelo de e-mail, incluindo assinatura;
  8. Em reuniões, priorizar o ingresso pelo Comunicador Padrão, sempre ingressar com a conta corporativa;
  9. Opte por ingressar 05 minutos antes em reuniões. Estabeleça globalmente um tolerância a seu próprio atraso de 5min. para estar na reunião, avisando com antecedência em caso de imprevisto. Tolere os atrasos não mais que o tempo hábil da reunião sem prejudicar sua qualidade, ou de acordo com sua disponibilidade - sugerindo remarcação em caso de comprometimento;
  10. Não use Opcional em convites, consulte previamente as pessoas antes de enviar apenas para quem realmente participará da reunião;
  11. Descreva o assunto da reunião objetivamente e acrescente macro tópicos a serem discutidos. Durante a reunião, discuta os tópicos planejados e mantenha a discussão no contexto do assunto estabelecido;
  12. Para reuniões com equipe, apenas agende a reunião sem necessidade de perguntar sobre a disponibilidade, que está publicada na agenda de cada pessoa;
  13. Mesmo para reuniões em equipe planeje com antecedência os horários, certificando-se de não enviar convites para reuniões no mesmo dia ou com menos ao menos 48h de antecedência;
  14. Caso o cliente se atrase, ligue por telefone para saber se estão com alguma dificuldade para ingressar em salas virtuais ou na portaria do estabelecimento.

Notas: Inscrever-se em: https://calendar.help

Modelo:

<saudação>
<frase>

Como está sua disponibilidade na próxima quinta-feira (02/12) às 10h?

Outras sugestões:
    - amanhã, 03/12  10:00h;
    - segunda-feira, 07/12  08:00h.

<despedida>

5.2.4. Criação de questões e atualização de requisitos com base em e-mail

Caso algum e-mail seja enviado com informações pertinentes ao projeto a ferramenta de ciclo de vida deve ser atualizada antes da informação passar adiante pela própria ferramenta, de modo estruturado.

5.2.5. Envio de e-mail agendado

  1. E-mails devem ser enviados para cliente respeitando fuso e horário comercial de destino através de recurso na ferramenta colaborativa;
  2. O agendamento permite que as mensagens residam na caixa de saída por mais algum tempo antes de partirem, deste modo é possível ter mais uma chance de edição antes do envio definitivo;
  3. Caso o cliente entre em contato de modo pró-ativo em data anterior a mensagem, não deixe de rever o sentido do envio da mensagem ainda na Caixa de Saída, ver Artigo.

5.2.6. Formatação

  1. E-mails devem ser enviados para o cliente com o mínimo de formatação de modo a facilitar a leitura em dispositivos como relógios inteligentes;
  2. Caso o cliente envie um e-mail sem formatação, opte por usar a partir de então a versão texto do e-mail.

5.2.7. Cópias

Acrescentar EscritorioDeProjetos@Pragmatismo como opcional em todos os e-mails enviados ao cliente. Caso o e-mail esteja sendo trocado no âmbito de outra corporação, copiar o representante do Escritório de Projetos na conta do cliente em questão, de modo que a informação não deixe o perímetro acordado no projeto em questão.

5.2.8 Encaminhamento

  1. Ao encaminhar mensagens internamente com comentários comerciais estratégicos, acrescente 'INTERNO:' como prefixo do assunto;
  2. Trocar mensagens macardas como 'INTERNO:' apenas dentro do domínio Pragmatismo (não externalizar).

5.3. Atas de Reunião com Cliente

A ata deve ser publicada na Wiki do projeto no final de cada reunião para ser enviada às/aos participantes com o nome de Ata_dd_mm_aaaa (ex.: Ata_25_01_2023).

5.3.1 Formato da Ata

Informações

Alinhamento dos requisitos e discussão geral sobre usabilidade e arquitetura.

Item Valor
Data: 25 de janeiro de 2023
Hora: 15:00h
Local: Av. Pres. Castelo Branco, Portão 3 - Maracanã, Rio de Janeiro - RJ, 20271-130
Vídeo: Assistir

Participantes

  • Nome Sobrenome <cliente @dominio>

  • Nome Sobrenome <alguém-da-companhia @pragmatismo.com.br>

Tópicos

Item Responsável Data
Discussão dos requisitos do Robot Todos -
Apresentação de requisitos do Carro Cliente -
Kick-off pode ser realizado em 29/02. Alguém da Companhia 01/02/2023
ID Title
001 Acessos ao SharePoint
002 Obter relação de grupos e listas do SharePoint
003 Obter sugestão de campos para formulários
004 Envio de Manual para publicação na Intranet

Validade

Os participantes terão uma semana (a contar do recebimento deste documento) para revisar ou mesmo contestar o conteúdo desta Ata. Após este período, este será considerado como aceito por todos.

5.4. Publicação de Documentos

  1. Sempre que possível enviar versões PDF blindadas e reduzidas para os clientes e parceiros pela praticidade;
  2. Remover dados pessoais antes de enviar arquivos que possuam metadados, consulte: https://support.office.com/pt-br/article/Remover-dados-ocultos-e-informa%C3%A7%C3%B5es-pessoais-de-documentos-do-Office-c2499d69-413c-469b-ace3-cf7e31a85953.

5.5. Troca de Arquivos Segura

  1. 1GB disponível em SFTP para receber o despejo de bases e outros arquivos, consultar EscritorioDeProjetos@pragmatismo.com.br ;
  2. É possível usar um programa como o WinSCP para acessar o FTPS e realizar a carga dos arquivos via SFTP.

5.6 Tarefas e Autogestão

  1. Dê total crédito ao que foi escrito na tarefa e a corporação ganha na cultura da autoconfiança. Salvo o texto incompleto do que fazer. Mas, com o mínimo de informação, se for possível, construir uma primeira versão daquilo que foi entendido. Vale mais entregar uma preliminar e discutir já com esta entrega, do que perguntar antes de iniciar.