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2. Communication | 2. Communication | 2 |
2.1 Expressão corporativa
5.1.1. Definições gerais.
- Nomeie arquivos, itens, documentos, elementos com os nomes completos e capitalizados;
- Opte por textos disertativos ante textos em primeira pessoa facilitando a colaboração do conteúdo;
- Inicie a frase com maiúsculas e escreva as palavras por inteiro;
- Leia sobre a comunicação do código de conduta: https://github.com/GeneralBots/BotServer/blob/master/CODE_OF_CONDUCT.md;
- OK maiúsculo é mais fácil para visualizar o aceite;
- Ao realizar a colagem de conteúdo verifique se uma ferramenta corporativa pode ser usada para armazenar já no local correto e mande apenas o endereço na conversação;
- Ao escrever uma lista de itens, termine cada item com um ponto e vírgula. Termine com um ponto final no último item. Exemplo:
- 3ª feira (06/07) às 11h;
- 4ª feira (07/07) às 11h;
- 5ª feira (08/07) às 16h.
- Numere a lista se facilitar a indexação ou evidência de ordem;
- Opte por inputar a informação diretamente no sistema associado (ex.: XRM, HR, ALM, etc) e não em aplicativos de notas (OneNote, Joplin, etc).
5.2. E-mails
5.2.1 Geral
- Manter em cópia o ponto focal do cliente(ex.: Gerente de Projetos), em mensagens enviadas para colaboradores no cliente ou terceiros sobre projetos em execução ou finalização;
- Ao realizar colagens de outras fontes, certifique-se de que a formatação de texto encontra-se coerente com o restante da mensagem e assinatura;
- Evite e-mails longos e procure acrescentar uma frase final onde a pessoa que está lendo tenha condições de tomar decisões com a mensagem rapidamente. Realizar procedimento automático de correçao ortográfica e verificar o adequado uso de pausas e pontuações, promovendo um nivel formal de escrita que conduza à compreensão imediata, sem necessidade de releituras;
- Opte por rascunhar informações diretamente na ferramentas associadas como por exemplo o Team Services, trafegando apenas o hyperlink do item em questão já criado na ferramenta;
- O campo Para e Cc devem ser usados com critério, estando no Para apenas as pessoas que precisam tomar alguma ação com o e-mail, primariamente. Os destinatários que estão apenas acompanhando a linha de e-mail devem ser inseridos no campo Cc;
- Não encaminhe e-mails internos diretamente para cliente, opte por reatar a linha de e-mail correspondente ao assunto para responder, ou iniciar uma nova conversa;
- Opte por agradecer a pessoa antecipadamente ou quando encontrá-la pessoalmente a enviar um e-mail de 'obrigado' apenas. Dentro de uma filosofia de caixa de entrada vazia, e-mails são documentos processados em sequência e itens desta natureza podem fazer crescer consideravelmente a quantidade de trabalho;
- Apenas defina o e-mail com Alta Prioridade (Ícone de Exclamação) se for realmente um caso de urgência;
- Ao realizar perguntas opte por usar apenas um ponto de interrogação, que já evidencia questionamento;
- Ao comentar sobre a execução de uma atividade em andamento, envie um prazo estimado de conclusão, minimizando a chance da questão precisar ser formulada;
- O uso de anexos por e-mail deve ser evitado, optando pelo uso do Portal, ALM, ou ferramenta associada;
- Opte por atualizar a documentação e responder com o link da última edição mostrando a quem perguntou a resposta da dúvida na forma de inserção de texto(s) na documentação destino;
- Ao finalizar uma demanda por e-mail ao qual a pessoa é notificada por outra via, por exemplo, ao atender o pedido de um agendamento que a pessoa receberá o convite de modo automático, não é necessário responder ao e-mail original, já que a pessoa já estará ciente pelo convite recebido;
- Mantenha a linha de e-mail inalterada ao responder, optando por duplicar o conteúdo e realizar as inserções na mensagem sendo composta;
- Apenas trate no e-mail o assunto que está especificado no campo assunto. Outras questões devem ser tratadas em um novo E-mail;
- Ao mencionar locais virtuais ou físicos, forneça a URL ou endereço correspondentes.
Reserva de Local de Trabalho
- Qualquer pessoa pode reservar seu local de trabalho com uma placa de Não Pertube.
5.2.2. Despedida e Assinatura do E-mail
Mantenha a despedida e assinatura o mais sucintas possível e copie a do CEO, que é o exemplo padrão.
Nota: Remova todas as ofertas padrão do seu dispositivo como 'Obter Programa para Serviço'.
5.2.3. Reuniões
- Acrescentar EscritorioDeProjetos@Pragmatismo como destinatário opcional em todos os convites enviados a cliente;
- Ofereça sugestões de data e horário no fuso horário da pessoa convidada dentro da primeira sentença do convite, mantendo as sugestões de dias sem ultrapassar mais de uma semana à frente em duração, por exemplo: Ter, Qui e Seg (ultrapassando o final de semana) ou Seg, Qui e Sex (na mesma semana);
- Enumere uma lista de datas adicionais de modo a facilitar o agendamento de quem está lendo o e-mail de compromisso para que possa decidir com mais facilidade;
- Se for uma reunião física, certificar-se de preencher o endereço corretamente de modo que o recurso de GPS auxilie quem está se deslocando;
- Em caso de Conferência, envie o convite utilizando a integração do Microsoft Teams (Web, Calendário do Windows ou Outlook Desktop);
- Se houver recorrência, descrever no corpo da reunião os tópicos que devem ser revistos em cada ocorrência da reunião. Lembre-se que o corpo do convite valerá até o fim da última ocorrência com o mesmo texto;
- Envie o convite com o mesmo modelo de e-mail, incluindo assinatura;
- Em reuniões, priorizar o ingresso pelo Comunicador Padrão, sempre ingressar com a conta corporativa;
- Opte por ingressar 05 minutos antes em reuniões. Estabeleça globalmente um tolerância a seu próprio atraso de 5min. para estar na reunião, avisando com antecedência em caso de imprevisto. Tolere os atrasos não mais que o tempo hábil da reunião sem prejudicar sua qualidade, ou de acordo com sua disponibilidade - sugerindo remarcação em caso de comprometimento;
- Não use Opcional em convites, consulte previamente as pessoas antes de enviar apenas para quem realmente participará da reunião;
- Descreva o assunto da reunião objetivamente e acrescente macro tópicos a serem discutidos. Durante a reunião, discuta os tópicos planejados e mantenha a discussão no contexto do assunto estabelecido;
- Para reuniões com equipe, apenas agende a reunião sem necessidade de perguntar sobre a disponibilidade, que está publicada na agenda de cada pessoa;
- Mesmo para reuniões em equipe planeje com antecedência os horários, certificando-se de não enviar convites para reuniões no mesmo dia ou com menos ao menos 48h de antecedência;
- Caso o cliente se atrase, ligue por telefone para saber se estão com alguma dificuldade para ingressar em salas virtuais ou na portaria do estabelecimento.
Notas: Inscrever-se em: https://calendar.help
Modelo:
<saudação>
<frase>
Como está sua disponibilidade na próxima quinta-feira (02/12) às 10h?
Outras sugestões:
- amanhã, 03/12 – 10:00h;
- segunda-feira, 07/12 – 08:00h.
<despedida>
5.2.4. Criação de questões e atualização de requisitos com base em e-mail
Caso algum e-mail seja enviado com informações pertinentes ao projeto a ferramenta de ciclo de vida deve ser atualizada antes da informação passar adiante pela própria ferramenta, de modo estruturado.
5.2.5. Envio de e-mail agendado
- E-mails devem ser enviados para cliente respeitando fuso e horário comercial de destino através de recurso na ferramenta colaborativa;
- O agendamento permite que as mensagens residam na caixa de saída por mais algum tempo antes de partirem, deste modo é possível ter mais uma chance de edição antes do envio definitivo;
- Caso o cliente entre em contato de modo pró-ativo em data anterior a mensagem, não deixe de rever o sentido do envio da mensagem ainda na Caixa de Saída, ver Artigo.
5.2.6. Formatação
- E-mails devem ser enviados para o cliente com o mínimo de formatação de modo a facilitar a leitura em dispositivos como relógios inteligentes;
- Caso o cliente envie um e-mail sem formatação, opte por usar a partir de então a versão texto do e-mail.
5.2.7. Cópias
Acrescentar EscritorioDeProjetos@Pragmatismo como opcional em todos os e-mails enviados ao cliente. Caso o e-mail esteja sendo trocado no âmbito de outra corporação, copiar o representante do Escritório de Projetos na conta do cliente em questão, de modo que a informação não deixe o perímetro acordado no projeto em questão.
5.2.8 Encaminhamento
- Ao encaminhar mensagens internamente com comentários comerciais estratégicos, acrescente 'INTERNO:' como prefixo do assunto;
- Trocar mensagens macardas como 'INTERNO:' apenas dentro do domínio Pragmatismo (não externalizar).
5.3. Atas de Reunião com Cliente
A ata deve ser publicada na Wiki do projeto no final de cada reunião para ser enviada às/aos participantes com o nome de Ata_dd_mm_aaaa (ex.: Ata_25_01_2023).
5.3.1 Formato da Ata
Informações
Alinhamento dos requisitos e discussão geral sobre usabilidade e arquitetura.
Item | Valor |
---|---|
Data: | 25 de janeiro de 2023 |
Hora: | 15:00h |
Local: | Av. Pres. Castelo Branco, Portão 3 - Maracanã, Rio de Janeiro - RJ, 20271-130 |
Vídeo: | Assistir |
Participantes
-
Nome Sobrenome <cliente @dominio>
-
Nome Sobrenome <alguém-da-companhia @pragmatismo.com.br>
Tópicos
Item | Responsável | Data |
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Discussão dos requisitos do Robot | Todos | - |
Apresentação de requisitos do Carro | Cliente | - |
Kick-off pode ser realizado em 29/02. | Alguém da Companhia | 01/02/2023 |
Questões pendentes ([Link]))
ID | Title |
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001 | Acessos ao SharePoint |
002 | Obter relação de grupos e listas do SharePoint |
003 | Obter sugestão de campos para formulários |
004 | Envio de Manual para publicação na Intranet |
Validade
Os participantes terão uma semana (a contar do recebimento deste documento) para revisar ou mesmo contestar o conteúdo desta Ata. Após este período, este será considerado como aceito por todos.
5.4. Publicação de Documentos
- Sempre que possível enviar versões PDF blindadas e reduzidas para os clientes e parceiros pela praticidade;
- Remover dados pessoais antes de enviar arquivos que possuam metadados, consulte: https://support.office.com/pt-br/article/Remover-dados-ocultos-e-informa%C3%A7%C3%B5es-pessoais-de-documentos-do-Office-c2499d69-413c-469b-ace3-cf7e31a85953.
5.5. Troca de Arquivos Segura
- 1GB disponível em SFTP para receber o despejo de bases e outros arquivos, consultar EscritorioDeProjetos@pragmatismo.com.br ;
- É possível usar um programa como o WinSCP para acessar o FTPS e realizar a carga dos arquivos via SFTP.
5.6 Tarefas e Autogestão
- Dê total crédito ao que foi escrito na tarefa e a corporação ganha na cultura da autoconfiança. Salvo o texto incompleto do que fazer. Mas, com o mínimo de informação, se for possível, construir uma primeira versão daquilo que foi entendido. Vale mais entregar uma preliminar e discutir já com esta entrega, do que perguntar antes de iniciar.